Ready

Ready for the first time nomination?

Die Frauenquote für den Aufsichtsrat macht es möglich. Seit Inkrafttreten des neuen Gesetzes 2016, hat sich die Anzahl der Erstnominierten für den Aufsichtsrat drastisch erhöht und mehr als jemals zuvor sind viele MandatsträgerInnen zum ersten Mal in das Kontroll- und Aufsichtsorgan deutscher, börsennotierter Unternehmen entsandt worden. Dieser positive Trend bekommt im Licht der Ermittlungen um Wirecard einen bitteren Beigeschmack. Weder hat die reine Präsenz von weiblichen Organen im Vorstand und Aufsichtsrat den Skandal um CEO, Markus Braun, verhindern können, noch ist bislang geklärt, ob die vorhandene Geschlechterdiversität in beiden Gremien überhaupt einen positiven Einfluss auf die Geschäftspraktiken des Unternehmens hatte.
So urteilte bereits im Februar 2019 der bekannte Wirtschaftsjournalist, Bernd Ziesemer, kritisch über die Zusammensetzung des Aufsichtsrats, dem erstaunlich viele Newcomer angehören: https://www.capital.de/wirtschaft-politik/die-merkwuerdigen-aufseher-der-wirecard-ag
 
Für mich Grund genug der Frage nachzugehen, welche Fragen sich Erstberufene im Zuge ihrer Nominierung stellen oder ob bereits die Aussicht auf ein lukratives Aufsichtsratsmandat jegliche Bedenken im Keim erstickt werden. Folgende Überlegungen spielen im Vorfeld häufig eine übergeordnete Rolle:
  1. Woher weiß ich, welcher Aufsichtsrat der Richtige für mich ist?
  2. Wie soll ich mich auf mein erstes Treffen im Aufsichtsrat vorbereiten?
  3. Wo hoch soll /darf mein Redeanteil in der ersten Aufsichtsratssitzung sein?
  4. Welchen Einfluss kann ich auf die Entscheidungen des Vorstands und des Unternehmens haben?
  5. Was ist, wenn ich Bedenken habe? Wie bringe ich meine Bedenken bzw. Fragen vor, wenn ich neu im Gremium bin?
Arrivierte Aufsichtsräte teilten wiederum diese Handlungsempfehlungen mit, die in der Praxis erfolgreich zu einem schnellen Onboarding neuer Aufsichtsräte geführt haben:
 
Auswahl der richtigen Opportunität

Die Königsklasse für viele Top Manager ist der Ruf in den Aufsichtsrat eines börsennotierten Unternehmens. Bevor man Ja sagt und sich auf ungewisses Fahrwasser einlässt, sollte die Frage geklärt werden, ob man wirklich bereit ist, die Zeit zu investieren, die leicht bis zu 60 – 90 Tage eines Jahres in Anspruch nehmen kann. „Fragen Sie, ob das Geschäftsmodell für Sie eine nachhaltige Wachstumsperspektive darstellt, von der Sie auch noch in drei bis fünf Jahren profitieren können“ Andere Kriterien in der Entscheidungsfindung sind häufig die Zusammensetzung des Gremiums, die Reputation des Aufsichtsratschefs, der vorhandene Erfahrungsmix  und die Zusammenarbeit mit dem Vorstand. Eine wesentliche Frage im Gespräch mit dem Vorstand dabei ist, wie der Vorstand die Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat einschätzt und wie er/ sie den Wertbeitrag des Aufsichtsrats einschätzt.

Viele unterschätzen anfänglich auch den benötigten Zeitaufwand für die Arbeit im Aufsichtsrat, vor allem, wenn sie noch operativ im Management eines anderen Unternehmens tätig sind. Viele der Gesprächspartner geben zu, dass sie länger gebraucht haben als gedacht, die Geschäftsstrategie mit allen Risiken und Chancen zu verstehen, die wichtigen Manager des Unternehmens kennen zu lernen und ausreichend Raum zu schaffen für die Arbeit in den Ausschüssen sowie für die Übernahme von Zusatzaufgaben (z.B. das Mentoring für Manager im Unternehmen, zusätzliche  Sondersitzungen aufgrund von Krisen oder Übernahmen, etc.).

Vorbereitung auf die 1. Aufsichtsratssitzung

Ein großer Teil der eigenen Due Dilligence nimmt die richtige Vorbereitung auf die 1. Sitzung ein. Neben dem Studium der Geschäftsunterlagen, absolvieren die Aspiranten für den Aufsichtsrat häufig ein Privatissimum, mit dem sie wichtige Fragen zur Haftung, Prüfung und Corporate Governance im Vorfeld klären können. Für Newcomer sind darüber hinaus Gespräche mit Führungskräften des Unternehmens und vor Ort Besuche im Werke Gold wert, bieten sie doch Gelegenheiten im kleinen Kreis detaillierte Fragen zum Geschäftsmodell, zur Produktion und Absatz von Produkten zu stellen. „Er war sehr hilfreich mit dem Führungsteam des Vorstands zu sprechen, um einen Eindruck von ihren Prioritäten und ihre Sicht auf das Geschäft zu erhalten“. Weitere Einzelgespräche mit anderen Mitgliedern des Gremiums vor Ausschusssitzungen helfen Vertrauen aufzubauen und Hintergrundwissen zu bekommen. „Persönliche Gespräche geben einem am besten einen Eindruck, mit wem man es zu tun hat und was sie wirklich beunruhigt.“

Die folgende Checkliste fanden neue Aufsichtsräte besonders hilfreich: 

  • Die Erfolgsparameter für das Unternehmen: Worauf muss ich achten?
  • Eine Zusammenfassung des  Unternehmensjargons und -abkürzungen
  • Treffen mit so vielen Führungskräften des Unternehmens wie möglich
  • Wie schätzt der Vorstand Risiken ein und welche Riskomanagementsysteme sind bereits da?
  • Eine detaillierte Übersicht über den Betriebsablauf, betriebliche Herausforderungen und die dahinterstehende Infrastruktur: „Am besten stellen Sie sich den Betrieb eines Flughafens vor. Sie sind im Tower und sehen viele Menschen, die auf Bildschirmen ankommende und startende Flugzeuge auf ihren Monitoren managen und zur selben Zeit müssen Sie die Gesamtabläufe des operativen Betriebs im Blick haben“.
  • Einen holistischen Blick auf den Terminplan und die Sitzungen der Ausschüsse im Blick behalten, wo Teilfragen im Vorfeld geklärt werden.
  • Eine detaillierte Erklärung, wie die Finanzen organisiert werden einschließlich einer kompletten Auflistung aller Konten in einem Kontenplan. „Jede Darstellung der Finanzen kann unterschiedlich aussehen. In Abhängigkeit davon, wie sie aufgebaut ist, bekommt man einen anderen Blick auf die Deckungsbeitragsrechnung bzw. Liquiditätsplanung des Unternehmens.“
Gelungene Praxisbeispiele für erfolgreiches On-Boarding neuer Aufsichtsräte
  • Managementpräsentation des Geschäftsmodells einschließlich der GuV und KPIs.
  • Ein Rückblick auf die letzten 12 Monate, um Hintergrundinformationen über die aktuellen Zahlen zu erhalten.
  • Treffen mit den wesentlichen Top Managern des Unternehmens inkl. Finanzen, Marketing, IT, HR, etc. vereinbaren.
  • Werksbesichtigungen, um neuen Aufsichtsräten einen Eindruck vom Geschäft und die Möglichkeit zum Treffen von Mitarbeitern an der Linie zu geben.
  • Treffen mit externen Beratern / Wirtschaftsprüfern / Anwälten, etc.
  • Hintergrundinformationen über regulatorische und rechtliche Fragestellungen.
  • Teilnahme an einem Investorentreffen.  
  • Einbindung in ein informelles Mentoring-Programm mit einem erfahrenen Aufsichtsratsmitglied für die ersten sechs bis zwölf Monate, um eine breitere Perspektive über die Aktivitäten des Gremiums zu erhalten und einen Ansprechpartner in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen zu haben.
Teilnahme an erste Sitzungen 

Neue Aufsichtsräte neigen dazu sich mit Gesprächsbeiträgen zurückzuhalten und erst einmal zuzuhören, bevor sie ihre Meinung kundtun. Sobald jedoch ihre Fachexpertise diskutiert wird, wird es sehr wohl erwartet, dass sie sich zu Wort melden. Schließlich gibt es einen Grund, warum sie im Aufsichtsrat sind. Je diverser ein Gremium besetzt ist, desto mehr wird ein aktiver Gesprächsbeitrag aller Mitglieder erwartet. Gerade dem Aufsichtsratsvorsitzenden kommt hier eine besondere Rolle zu, setzt er den Ton und hat die Diskussionskultur des Gremiums maßgeblich in seiner /ihrer Hand.

Wirkungskraft

“Welchen Beitrag habe ich auf das Ergebnis gehabt?” Das ist eine Frage, die viele Aufsichtsräte umtreibt, besonders wenn sie wegen ihrer Expertise im Bereich Technologie, Produktentwicklung, Risikomanagement oder ihres Zugangs zu Märkten und Kunden im Gremium sitzen. In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens können Aufsichtsräte durchaus auch eine exponierte Rolle im Unternehmen wahrnehmen und z. B. Mentoren für andere Führungskräfte sein und als „Sounding Board“ für das Management agieren, etc. Neue Aufsichtsräte mit Fachwissen in einem bestimmten Bereich können auch die anderen Mitglieder im Gremium für Detailfragen sensibilisieren und die Offenheit der Diskussionskultur fördern: „Warum fragen Sie das?  oder „Warum haben Sie diese Frage so gestellt?“

Fragen stellen

Neue Aufsichtsräte haben per Definition einen frischen Blick auf die Aufsichtsratsthemen und natürlich kennen sie häufig nicht die „heiligen Kühe“ des Gremiums. Daher ist es absolut empfehlenswert die Protokolle vergangener Sitzungen im Vorfeld aufmerksam zu lesen, um das richtige Gefühl für die wichtigen Punkte und das bisherige Abstimmungsverhalten der Mitglieder zu erhalten. Darüber hinaus helfen immer Einzelgespräche mit anderen Mitgliedern des Gremiums, um einen breiteren Kontext zu erhalten.  Sofern es Fragen bzw. Bedenken gibt, die tiefer gehen, ist die Art und Weise wie diese gestellt bzw. geäußert werden, entscheidend für die Akzeptanz im Gremium: Stellen Sie eine Frage ohne eine langatmige Ausführung zu machen,  ist grundsätzlich ein guter Anfang: „Wie denken Sie darüber…?“ ist besser als „haben Sie folgendes bedacht…?“.

Fazit

Die meisten Newcomer sind stolz auf ihre Bestellung zum Aufsichtsrat trotz oder gerade wegen der steilen Lernkurve und dem Zeitaufwand. Neue Aufsichtsräte sollten jedoch ihre Hausaufgaben im Vorfeld machen, sich gut vorbereiten und die notwendigen Gespräche führen, damit sie die richtigen Fragen stellen und ihrer Aufgabe als Kontroll- und Aufsichtsorgan wirklich nachkommen können. Aufgrund der aktuellen Ereignisse ist davon auszugehen, dass der Gesetzgeber die Haftungsregeln für Organe deutlich nachschärfen wird.

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